Bądź zorganizowany w nowym roku

Zdjęcie: Elektrons 08 / DEEPOL / plainpicture

Dla wszystkich, którzy siedzą przy biurku, zamiast pod choinką nadszedł czas, aby wreszcie zająć się tym, co pozostało niedokończone w przez przedświąteczną gonitwę. Stwórz lepiej zorganizowane i przyjemniejsze otoczenie do pracy - będziesz odczuwał z tego korzyści przez cały rok:

  1. Zaprojektuj swoje miejsce pracy

Często nie zdajemy sobie już sprawy z naszego najbliższego otoczenia, ponieważ tak bardzo się do niego przyzwyczailiśmy. Ekspert ds. efektywności Jürgen Kurz zaleca prostą zmianę perspektywy jako pierwszy krok w kierunku przyjemnego środowiska pracy: "Przejdź na drugą stronę i spójrz na swoje biurko z perspektywy gościa: nagle zauważysz stosy teczek na półce lub wieżę przegródek do sortowania, które tworzą barierę".

Przydatne może być również zrobienie zdjęcia swojego biura - bez względu na to, czy pracujesz w domu, czy w firmie. Ważne jest to, że nie widzisz swojego miejsca pracy z perspektywy użytkownika, lecz z zewnątrz. Na zdjęciu nagle zauważasz rzeczy, których nie widziałeś na codzień, bo po prostu się przyzwyczaiłeś. "Oczyść całkowicie biurko, weź każdą rzecz do ręki. Zadaj sobie pytanie: czy nadal tego potrzebuję? Jeśli tak, to czy potrzebuję tego na biurku, czy może być w szafie?" radzi Kurz. Jeśli nie jesteś pewny, wyrzucenie na próbę pomaga. Zapakuj kandydatów do utylizacji w pudełko, które oznaczysz datą ważności i przechowuj poza zasięgiem wzroku. Jeśli do daty na pudełku nic z nich nie będzie Ci potrzebne - pozbądź się ich.

2. Zoptymalizuj listę zadań.

Wiele osób trzyma listy rzeczy do zrobienia. Tutaj problemem jest liczba mnoga, która wprowadza zamieszanie i sprawia, że łatwo jest o czymś zapomnieć, a nawet mieć poczucie, że można było coś przeoczyć. Jürgen Kurz radzi ograniczyć się do jednej listy. "Wiele osób ma równolegle zbyt wiele: notatki, priorytety w mailach, rzeczy do zrobienia w dziennikach rozmów. To jest mylące. Zbierz to wszystko w jednym miejscu. Następnie podaj datę zakończenia każdego zadania. Potem musisz tylko patrzeć na te na dany dzień. Te na najbliższe 10 lat, nie muszą cię dzisiaj stresować."

Ale co zrobić z zadaniami, które nie mają konkretnej daty? "Włóż niekonkretne zadania do ich własnej teczki lub przeformułuj je na konkrety - wtedy będziesz miał poczucie, że masz w nich porządek." Marcel Miller, ekspert w dziedzinie cyfrowych procesów optymalizacji, dodaje: "Ułóż zadania seryjne na swojej cyfrowej liście rzeczy do zrobienia w piątkowy wieczór - plan tygodniowy na kolejny tydzień. Spójrz wtedy na swoje roczne cele i zobacz, jakie działania mogą do nich pasować." Do tematu rocznych celów przejdziemy w punkcie 7.

3. Projekt Inbox zero

Dla wielu osób pełna skrzynka odbiorcza jest jak niedokończona praca. Nawet jeśli to nonsens, wiele maili po prostu tam leży, nie robiąc nic. Może ona jednak wyzwolić ogromną energię, aby odważnie sprowadzić skrzynkę odbiorczą do zera, tak aby można było tam znaleźć tylko te nowo przybyłe rzeczy, które faktycznie wymagają działania. Marcel Miller: "Skrzynki odbiorcze są często pełne setek nieprzeczytanych maili. Wiele osób doświadcza niezwykle przyjemnego i wygodnego uczucie, gdy skrzynka odbiorcza wreszcie jest całkowicie pusta."

Działa to tak:

"90% maili masz z głowy, jeśli posortujesz ją na cztery kategorie: usuń, odłożone na później, przekazane lub wymagające krótkiej odpowiedzi. Piąta kategoria jest skomplikowana, bo zawiera zadania, które musimy wykonać w dłuższej perspektywie. Wszystko razem zdaje się być górą maili. Większość ludzi nigdy nie opróżnia swoich skrzynek, ponieważ nie mają opanowanego niezawodnego systemu. Ale rozwiązanie jest proste: Jeśli mam wypracowaną listę rzeczy do zrobienia, wszystko co muszę zrobić, to umieścić na niej maile i jednocześnie usunąć je ze swojej skrzynki odbiorczej. W Outlooku działa to cudownie - wtedy skrzynka odbiorcza staje się pusta. Możesz to zrobić jako ostatni przystanej przed zakończeniem pracy w danym dniu." Reszta maili, które nie są już potrzebne, po prostu znajdzie się w archiwum. I poof, skrzynka odbiorcza pusta.

4. Zadbaj o porządek na ekranie swojego monitora.

Już posprzątałeś swoje biurko i jego otoczenie. Ale co widzisz na swoim monitorze? "Wiele osób używa ekranu pulpitu jako schowka", mówi Miller. "Niestety, dokumenty często zostają tam na długo - co jest tak samo demotywujące jak zagracone biurko. Zamiast tego warto stworzyć gdzieś miejsce do przechowywania. Pozycja 6 na tej liście wyjaśnia, jak stworzyć użyteczny system plików.

Ale po pierwsze, oto przyjemne zadanie: jeśli to możliwe na komputerze roboczym, wybierz nową, motywującą tapetę - zdjęcie z wakacji, ulubione zdjęcie rodzinne lub zdjęcie miejsca, do którego tęsknisz. Nie lekceważ potęgi obrazów. Kiedy na pulpicie zamiast stu plików i folderów widać zdjęcie, które przywołuje dobre emocje jest spora szansa na to, że wprowadzisz do swojego dnia pracy pozytywny nastrój.

5. Praca z listą zadań

Duża część pracy składa się z procesów - powtarzalnych procedur. Ułatwiasz pracę sobie (i swoim współpracownikom) jeśli od czasu do czasu poświęcisz czas na sprawdzanie tych procesów. Ekspert ds. efektywności Kurz radzi: "Zadaj sobie pytanie: Gdzie występują powtarzalne rzeczy, do których przydatna byłaby lista kontrolna? A jeśli masz jakieś, to zadaj sobie pytanie: czy działały dobrze, czy można je zoptymalizować? Co mnie niepokoiło, co poszło nie tak, gdzie jest potencjał do poprawy?"

Takie analizy okazują się przydatne w życiu codziennym, przy drobnych zadaniach. Szczególnie gdy mamy tylko jedną osobę zdolną nas zastąpić. Przykładowo, jeśli Pan Müller zawsze na początku miesiąca robi statystyki, mógłby nagrać przy okazji krótkie wideo przedstawiające proces. W ten sposób byłby zabezpieczony w przypadku gdy ktoś musiałby go zastąpić. Czas potrzebny na to jest zatem dobrą inwestycją, biorąc pod uwagę, że inni nie będą musieli dzięki temu od podstaw uczyć się procesu.

6. Zoptymalizuj strukturę plików

Ale gdzie umieścić wszystkie pliki, które nagromadziły się na pulpicie? Najlepiej jest zainwestować jeden poranek, aby zastanowić się jaki system działa najlepiej dla Ciebie i Twojego zespołu oraz czy istniejący system powinien być zoptymalizowany. "W pośpiechu, dokumenty często lądują byle gdzie", mówi Marcel Miller. "A to prowadzi do bałaganu w dokumentach. Polecam metodę siedmiokrotnego zapisu - ponieważ zawsze możemy jednocześnie zachować siedem terminów w pamięci krótkotrwałej. Struktura plików nie powinna być ani zbyt złożona, ani nadmiernie prosta. W większości przypadków wystarczy siedem folderów, każdy złożony z trzech poziomów, dzięki temu nie musisz klikać długo, aby coś znaleźć. Należy jednak dokładnie przemyśleć strukturę i dobrać nazwy oraz tematy, takie jak spotkania, projekty, zespół czy wiedza".

7. Zaplanuj czas na kolejny rok

Co musi się wydarzyć w roku 2021, żeby można było go podsumować słowami: To był dobry rok dla mnie, dla firmy i załogi? Na profilu organizacyjnym Kurz zaleca odniesienie się do wyników tych rozważań podczas spotkania z kolegami. I przykłada dużą wagę do procesów oczyszczających. "Ekonomista Peter Drucker mówi: Żaden organizm nie może przeżyć bez systematycznej detoksykacji. Pozbycie się plików, detoksykacja cyfrowa - i sprawdzenie: Czy kolega naprawdę potrzebuje tych statystyk, które mu zawsze wysyłam? Czy jeden cykl dwa razy w miesiącu wystarczy na środowe spotkanie? Po prostu spróbuj - rozważenie zasadności niektórych działań może bardzo pomóc w detoksykacji."

 

Autor: 
Maren Hoffmann, Tłum. Paulina Leopold

Dodaj komentarz

CAPTCHA
Przepisz kod z obrazka.
13 + 2 =
Rozwiąż proszę powyższe zadanie matematyczne i wprowadź wynik.